Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Person

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Hannah Walser
Root to Rhythm
Kaiserjägerstraße 32
6020 Innsbruck
Österreich

E Mail: hallo@root2rhythm.com
Telefon: +4366473700985
Website: https://root2rhythm.com

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist mir wichtig. Ich verarbeite deine Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung, des österreichischen Datenschutzgesetzes und des Telekommunikationsgesetzes 2021.

Welche Daten verarbeitet werden, hängt davon ab, wie du mit Root to Rhythm in Kontakt trittst und welche Angebote du nutzt.

Als Rechtsgrundlagen kommen insbesondere in Betracht:

1. deine Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO

2. deine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von Gesundheitsdaten gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO

3. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder die Erfüllung eines Vertrags gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO

4. die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO

5. berechtigte Interessen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO

Wenn eine Verarbeitung auf deiner Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

3. Besuch der Website

Die Website von Root to Rhythm wird über Squarespace bereitgestellt.

Beim Aufruf der Website können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

1. IP Adresse

2. Datum und Uhrzeit des Zugriffs

3. aufgerufene Seite

4. übertragene Datenmenge

5. verwendeter Browser

6. Betriebssystem

7. verweisende Website

8. Geräteinformationen

9. technische Fehlerdaten

Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die Website sicher und funktionsfähig bereitzustellen, technische Fehler zu erkennen und Angriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der sicheren, stabilen und nutzerfreundlichen Bereitstellung der Website.

Die technischen Daten werden entsprechend den Einstellungen und Aufbewahrungsfristen von Squarespace gespeichert und gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Verpflichtungen entgegenstehen.

Dienstanbieter ist Squarespace. Dabei kann eine Verarbeitung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Weitere Informationen stellt Squarespace in seiner Datenschutzerklärung bereit.

4. Cookies und ähnliche Technologien

Die Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Cookies sind kleine Dateien, die auf deinem Endgerät gespeichert werden.

Technisch notwendige Cookies werden verwendet, damit die Website sicher funktioniert und von dir gewünschte Funktionen bereitgestellt werden können. Ihre Verwendung erfolgt auf Grundlage von § 165 Absatz 3 TKG 2021 sowie, soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

Nicht notwendige Cookies, insbesondere für Analyse, Marketing oder externe Inhalte, werden nur verwendet, wenn du über das Cookie Fenster eingewilligt hast. Rechtsgrundlagen sind § 165 Absatz 3 TKG 2021 und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO.

Du kannst deine Auswahl jederzeit über die Cookie Einstellungen ändern oder eine erteilte Einwilligung widerrufen.

Die jeweils verwendeten Cookies, ihre Anbieter, Zwecke und Speicherdauern werden in den Cookie Einstellungen angezeigt.

5. Squarespace Analytics

Soweit Squarespace Analytics aktiviert ist, können Informationen über die Nutzung der Website verarbeitet werden. Dazu können insbesondere Seitenaufrufe, ungefähre Herkunft, Geräteinformationen, Browserdaten, Zeitpunkte und Interaktionen gehören.

Soweit hierfür nicht notwendige Cookies oder ähnliche Technologien verwendet werden, erfolgt die Verarbeitung erst nach deiner Einwilligung. Rechtsgrundlagen sind § 165 Absatz 3 TKG 2021 und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit über die Cookie Einstellungen widerrufen.

6. Kontaktformular und allgemeine Kontaktaufnahme

Wenn du über das Kontaktformular, per E Mail, Telefon, Instagram oder einen anderen Kommunikationsweg Kontakt aufnimmst, werden die von dir mitgeteilten Daten verarbeitet.

Dazu können gehören:

1. Name

2. Pronomen

3. E Mail Adresse

4. Telefonnummer

5. Instagram Name

6. Inhalt deiner Nachricht

7. Datum und Kommunikationsverlauf

8. Angaben zu dem Angebot, für das du dich interessierst

Die Verarbeitung erfolgt, um deine Anfrage zu bearbeiten, Rückfragen zu beantworten und gegebenenfalls vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, wenn sich deine Anfrage auf einen möglichen Vertrag bezieht. Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Bearbeitung und Dokumentation eingehender Anfragen.

Die Daten werden grundsätzlich bis zu sechs Monate nach Abschluss der Anfrage gespeichert. Kommt ein Vertrag zustande, werden erforderliche Daten entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Aufbewahrungsfristen verarbeitet.

Bitte übermittle über das allgemeine Kontaktformular möglichst keine ausführlichen Gesundheitsdaten. Wenn Gesundheitsdaten für eine persönliche Auswertung oder Begleitung benötigt werden, erhältst du dafür eine gesonderte Datenschutzinformation und Einwilligungsmöglichkeit.

7. Anmeldung zu Workshops, Programmen und Veranstaltungen

Wenn du dich über die Website für einen Workshop, ein Gruppenprogramm, einen Circle oder eine Veranstaltung interessierst oder anmeldest, werden die von dir angegebenen Kontakt und Anmeldedaten verarbeitet.

Dazu können insbesondere gehören:

1. Name

2. Pronomen

3. E Mail Adresse

4. Telefonnummer

5. gewünschtes Angebot

6. organisatorische Angaben

7. Kommunikationsverlauf

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung deiner Anmeldung, zur Kommunikation über das Angebot und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

Kommt kein Vertrag zustande, werden die Daten grundsätzlich spätestens sechs Monate nach dem letzten diesbezüglichen Kontakt gelöscht. Bei einer Buchung gelten die für Vertrags und Buchungsdaten genannten Aufbewahrungsfristen.

8. Hormonsymptomtest

Beim Hormonsymptomtest werden Kontakt und Gesundheitsdaten erhoben.

Dazu können gehören:

1. Name

2. E Mail Adresse

3. Telefonnummer

4. Instagram Name

5. Pronomen

6. Angaben zum Menstruationszyklus

7. Angaben zu Menstruation und Blutungen

8. körperliche oder psychische Beschwerden

9. Schmerzen

10. Verdauung

11. Haut und Haare

12. Energie und Stimmung

13. Diagnosen

14. Medikamente und Nahrungsergänzungsmittel

15. weitere freiwillig mitgeteilte Gesundheitsinformationen

Die Daten werden verwendet, um den Test persönlich auszuwerten, dich zur Vereinbarung des kostenlosen Auswertungsgesprächs zu kontaktieren und deine Ergebnisse mit dir zu besprechen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO und deiner ausdrücklichen Einwilligung gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO.

Der Test wird über Google Forms bereitgestellt. Die Antworten werden zunächst über Google verarbeitet und können anschließend zur persönlichen Bearbeitung und Aufbewahrung in iCloud gespeichert werden.

Wenn keine anschließende Begleitung zustande kommt, werden die Testantworten grundsätzlich spätestens drei Monate nach dem Auswertungsgespräch oder dem letzten diesbezüglichen Kontakt gelöscht.

Wenn du anschließend eine Begleitung buchst, können erforderliche Angaben in deine Begleitungsunterlagen übernommen werden. Für diese Daten gelten die Speicherfristen der Begleitung.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenn du sie vor der Auswertung widerrufst, kann der Test nicht weiter ausgewertet werden.

Der Hormonsymptomtest und das Auswertungsgespräch dienen der Wissensvermittlung und persönlichen Orientierung. Sie stellen keine medizinische Diagnose oder Behandlung dar.

9. Unterstützende Nutzung eines KI Systems

Zur unterstützenden Strukturierung einzelner Testantworten kann ein KI gestütztes Assistenzsystem von OpenAI verwendet werden.

Vor der Eingabe werden direkte Identifikationsmerkmale wie Name, E Mail Adresse, Telefonnummer und Instagram Name entfernt. Es werden nur jene Inhalte verwendet, die für die konkrete Strukturierung erforderlich sind.

Die Ergebnisse des Assistenzsystems werden persönlich geprüft. Es findet keine ausschließlich automatisierte Auswertung, Diagnose oder Entscheidung statt.

Soweit die übermittelten Angaben trotz Entfernung direkter Identifikationsmerkmale noch einer Person zugeordnet werden könnten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der für den Hormonsymptomtest erteilten ausdrücklichen Einwilligung.

OpenAI kann Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Die Verarbeitung richtet sich nach den jeweils geltenden vertraglichen Datenschutzbestimmungen des Anbieters.

10. Individuelle Begleitungen und Mentoring

Im Rahmen einer individuellen Begleitung können Kontakt, Vertrags und Gesundheitsdaten verarbeitet werden.

Dazu können insbesondere gehören:

1. Name und Kontaktdaten

2. Vertrags und Zahlungsdaten

3. Angaben zum Menstruationszyklus

4. körperliche und psychische Beschwerden

5. Angaben zu Diagnosen und Medikamenten

6. Informationen über Ernährung, Alltag, Stress und Wohlbefinden

7. Gesprächsnotizen

8. Ziele, Reflexionen und freiwillig mitgeteilte persönliche Informationen

9. Kommunikationsverläufe

10. bereitgestellte Dokumente

Allgemeine Vertragsdaten werden gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO verarbeitet.

Gesundheitsdaten werden nur auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO verarbeitet. Die Einwilligung wird im Rahmen des Onboardings gesondert eingeholt.

Die Daten werden verwendet, um die vereinbarte Begleitung vorzubereiten, durchzuführen und zu dokumentieren.

Gesundheitsbezogene Begleitungsunterlagen werden grundsätzlich während der Begleitung und bis zu zwölf Monate nach deren Ende aufbewahrt. Danach werden sie gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage eine weitere Aufbewahrung rechtfertigt.

Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen werden davon getrennt entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

11. Freebies und kostenlose Inhalte

Wenn du ein kostenloses Handbuch, eine PDF Datei oder einen anderen kostenlosen Inhalt anforderst, werden jene Daten verarbeitet, die notwendig sind, um dir den angeforderten Inhalt bereitzustellen.

In der Regel betrifft dies:

1. Name, sofern angegeben

2. E Mail Adresse

3. angeforderter Inhalt

4. Zeitpunkt der Anfrage

5. gegebenenfalls Instagram Name oder ManyChat Kennung

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, da die Verarbeitung zur Bereitstellung des von dir angeforderten Inhalts erforderlich ist.

Die Daten werden nicht allein aufgrund der Anforderung automatisch für Newsletterwerbung verwendet.

Wenn du zusätzlich den Newsletter abonnieren möchtest, wird dafür eine getrennte freiwillige Einwilligung eingeholt.

Daten, die ausschließlich zur Zustellung eines Freebies benötigt werden, werden nach dessen Zustellung und dem Abschluss möglicher Rückfragen gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

12. Newsletter

Wenn du den Newsletter abonnierst, werden deine E Mail Adresse und gegebenenfalls dein Name verarbeitet.

Der Newsletter enthält Wissen und Impulse rund um Menstruationszyklus, Körperwahrnehmung und Selbstverbindung sowie Informationen zu Workshops, Veranstaltungen und Angeboten von Root to Rhythm.

Die Verarbeitung und der Versand erfolgen auf Grundlage deiner Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO und § 174 TKG 2021.

Die Anmeldung ist freiwillig und keine Voraussetzung für den Hormonsymptomtest, ein Freebie oder die Nutzung anderer Angebote.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink im Newsletter oder per E Mail widerrufen. Nach dem Widerruf wird deine Adresse aus dem aktiven Newsletterverteiler entfernt. Ein minimaler Sperrvermerk kann gespeichert bleiben, soweit dies erforderlich ist, um sicherzustellen, dass keine weiteren Newsletter versendet werden.

Der Newsletter wird derzeit über die geschäftliche E Mail Infrastruktur von Root to Rhythm versendet.

Für die Verwaltung und den Versand des Newsletters wird Squarespace Email Campaigns eingesetzt. Dabei werden insbesondere E Mail Adresse, Name, Anmeldedaten, Versandinformationen sowie je nach Einstellung Informationen über Zustellung, Öffnungen und angeklickte Links verarbeitet.

Eine Analyse von Öffnungen und Klicks erfolgt nur, soweit dafür eine wirksame Einwilligung vorliegt. Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen.

13. Geschäftliche E Mail Kommunikation

Für die geschäftliche E Mail Kommunikation wird ein E Mail Postfach von Webgo verwendet. Zur Verwaltung des Postfachs kann Microsoft Outlook als E Mail Anwendung eingesetzt werden.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

1. E Mail Adresse

2. Name

3. Inhalt der Nachricht

4. Anhänge

5. Versand und Empfangszeitpunkt

6. technische Metadaten

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Inhalt der Kommunikation. In Betracht kommen insbesondere Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO für vorvertragliche und vertragliche Kommunikation sowie Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO für allgemeine geschäftliche Kommunikation.

Webgo und gegebenenfalls Microsoft können als technische Dienstanbieter an der Verarbeitung beteiligt sein.

14. Buchung und Bezahlung über Ablefy

Kostenpflichtige Angebote können über Ablefy gebucht und bezahlt werden.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

1. Name

2. Anschrift

3. E Mail Adresse

4. Rechnungsdaten

5. gebuchtes Angebot

6. Preis und Zahlungsstatus

7. gewählte Zahlungsmethode

8. technische Transaktionsdaten

9. gegebenenfalls Steuerdaten

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zum Abschluss und zur Erfüllung des Vertrags sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

Rechtsgrundlagen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO.

Zahlungsdaten können durch den jeweils im Checkout ausgewählten Zahlungsdienstleister verarbeitet werden. Root to Rhythm erhält nicht notwendigerweise vollständige Kreditkarten oder Kontodaten.

Vertrags, Rechnungs und Zahlungsunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen grundsätzlich sieben Jahre gespeichert.